Najważniejsze wymagania przy przechowywaniu dokumentów w związku z RODO

Przechowywanie dokumentów to, zgodnie z RODO, ich przetwarzanie. W związku z tym, jako administratorzy danych musimy zagwarantować naszemu archiwum niezbędne zabezpieczenia. Wiele osób ma wątpliwości dotyczące tego, na który rodzaj ochrony należy się zdecydować. Czy wystarczy szafa zamykana na klucz? A może konieczne jest zabezpieczenie całego biura? RODO nie precyzuje dokładnie, jak przedsiębiorca ma zadbać o swoja dokumentacje. Określa natomiast, że musi zrobić to w taki sposób, aby osoby trzecie nie mogły mieć dostępu do danych i ich przetwarzać.

Jak przechowywać dokumenty zgodnie z RODO?

Zgodnie z rozporządzeniem administrator danych musi uchronić je przed:

  • zmianami;
  • nieupoważnionym rozpowszechnianiem;
  • dezintegracją;
  • zniszczeniem;
  • uszkodzeniem;
  • innymi działaniami nieupoważnionych osób.

Dodatkowo, przedsiębiorca musi zdawać sobie sprawę z tego, jak rozszerzyły się uprawnienia właścicieli danych osobowych. Mogą oni bowiem w każdej chwili zażądać, aby firma przestała przetwarzać ich dane osobowe (prawo do zapomnienia), przeniosła je do innego administratora lub pozwoliła właścicielowi na wgląd i dostęp do swoich danych. Aby realizowanie tych praw było możliwe, przedsiębiorca winien zadbać o rzetelne uporządkowanie akt. Jednym z większym wyzwań, jakie spotkało firmy w związku z RODO jest jednak zabezpieczenie dokumentacji. Jako że rozporządzenie nie precyzuje, w jaki dokładnie sposób ma wyglądać taka ochrona, przedsiębiorcy z obostrzeniami próbują sobie radzić na różny sposób.

Firmy, dysponujące większym budżetem, wprowadzają profesjonalne ochrony przeciwpożarowe oraz zabezpieczenia logiczne, np. szyfry. Inne podmioty, dysponujące mniejszym budżetem, nie mogą pozwolić sobie na tak zaawansowane kroki. W obu tych przypadkach można jednak iść odrobinę dalej – zwiększyć bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji i jednocześnie nie ponosić żadnych inwestycji na rozwój infrastruktury ochronnej w obrębie firmy. Jest to możliwe dzięki firmom, oferujących profesjonalne przechowywanie dokumentów.

Na czym polega przechowywanie dokumentów poza firmą?

  • Zwiększone bezpieczeństwo

Jeśli skorzystamy z pomocy wyspecjalizowanego podmiotu, wykluczamy ryzyko utraty dokumentów przez kradzież, pożar czy zalanie. Znika również ryzyko jakiegokolwiek nieautoryzowanego dostępu. Wynika to z faktu, że poszczególne procedury są szczegółowe i „wycelowane” w konkretne zagrożenia. Taka precyzja nie mogłaby mieć miejsca, jeśli zdecydowalibyśmy się na samodzielne przechowywanie dokumentacji.

  • Wykwalifikowana kadra

W większości przedsiębiorstw nie można liczyć na pomoc wykwalifikowanych archiwistów. Z kolei podmioty specjalizujące się w zarządzaniu dokumentacją, w tym w przechowywaniu dokumentów, zatrudniają profesjonalistów. Tacy pracownicy są doskonale przygotowani do obchodzenia się z konkretnym rodzajem akt (akta papierowe, dane zapisane na różnorodnych nośnikach). Co ważne, archiwiści pracujący w takich firmach potrafią również przeorganizować akta w taki sposób, żeby można było łatwo się nimi posługiwać. Warto profesjonalną archiwizację przeprowadzić u tego samego usługodawcy, który przechowuje dokumenty. W tej branży nie powinno być problemu ze znalezieniem firmy działającej kompleksowo. Przykładem jest Rhenus Data Office Polska. Firma oferuje nie tylko przechowywanie dokumentów i archiwizację, ale też digitalizację oraz niszczenie akt.

  • Optymalne procedury postępowania

Aby dobrze zadbać o ochronę dokumentacji, należy wdrożyć określone procedury. Muszą być zgodne z RODO oraz z innymi standardami branżowymi. Firmy zajmujące się tym zawodowo bezsprzecznie wygrywają na tym polu z innymi podmiotami, bo dysponują profesjonalną infrastrukturą oraz zoptymalizowanymi procesami.

Co wziąć pod uwagę podczas poszukiwania odpowiedniej firmy, oferującej przechowywanie dokumentów?

Niebagatelną rolę odgrywa obsługa, a dokładniej to, jak szybko jest w stanie reagować na nasze zapytania oraz chęć dostępu do akt. Najlepszym rozwiązaniem jest platforma online, która pozwala klientom na stały dostęp do dokumentacji. Warto zwrócić również uwagę na to, czy firma może pochwalić się określonymi certyfikatami, które poświadczają wysoki poziom bezpieczeństwa. Do takich certyfikatów zaliczyć można np. ISO 27001 i ISO 9001. Jak w każdej branży, również tutaj dobrym pomysłem będzie sprawdzenie doświadczenia przedsiębiorstwa. Jeśli istnieje na rynku od dawna, a do grona jego klientów zaliczają się duże firmy, również te międzynarodowe, możemy czuć się pewniej, bo przechowywanie dokumentów powierzamy podmiotowi cieszącemu się dużym prestiżem.

Nieprawidłowe przechowywanie dokumentów i narażenie ich na niebezpieczeństwo może wiązać się z karami pieniężnymi. Szczególnie po wprowadzeniu RODO, należy podejść do tej sprawy poważnie. Na szczęście stres, niepewność i próby śledzenia zmian prawnych nie są jedyną drogą postępowania. Z profesjonalistami, oferującymi przechowanie dokumentów, zyskujemy komfort psychiczny płynący z pewności, że nasze dokumenty są w pełni bezpieczne.