Prowadzenie działalności i jednocześnie nadążanie z przepisami oraz deklaracjami jest trudnym zadaniem, dlatego wielu przedsiębiorców zatrudnia księgowych albo korzysta z usług biur rachunkowych. Alternatywnym i coraz częściej wybieranym rozwiązaniem jest księgowość online. Co to takiego i czy warto z niej skorzystać?
Tradycyjne opcje
Zatrudnienie księgowego jest tradycyjną formą prowadzenia rozliczeń. Księgowy w firmie się przydaje, jednak jak w przypadku każdego pracownika, trzeba płacić nie tylko za jego pracę, ale również składki do ZUS. Dla wielu przedsiębiorców jest to duży wydatek, dlatego osoby prowadzące małe firmy lub jednoosobową działalność wolą zlecić prowadzenie swoich rozliczeń np. biurom księgowym. Z pewnością jest to dobra forma, jeśli nawiążemy współpracę z rzetelnym biurem.
Księgowość online
Alternatywnym rozwiązaniem jest księgowość online. Dzięki specjalnemu oprogramowaniu lub aplikacji firma sama zarządza swoją księgowością. Rejestracja oraz obsługa są ogólnie proste i intuicyjne. Algorytmy w programach są na bieżąco aktualizowane, zgodnie z obowiązującymi przepisami, co bardzo ułatwia pracę. Koszty prowadzenia księgowości online są o wiele niższe niż w przypadku tradycyjnych form, a program umożliwia prowadzenie rejestrów zakupu i sprzedaży oraz automatycznie oblicza składki i zobowiązania podatkowe i sporządza deklaracje. W ramach e-księgowości serwisy proponują takie moduły jak system magazynowy, środki trwałe, Kasa/bank, kadry i płace, CRM, program do faktur i analizy.
Stworzone dokumenty można łatwo przesłać drogą elektroniczną do odpowiednich osób, instytucji czy urzędów.
Główne zalety e-księgowości
Księgowość online
Do głównych zalet rozliczeń online należy:
- Brak konieczności pilnego śledzenia zmian w prawie podatkowym, ponieważ specjaliści dbają o aktualizacje zgodnie z obecnymi przepisami
- Niskie koszty, ponieważ dostęp do aplikacji jest o wiele tańszy niż zatrudnienie księgowej czy zlecenie prowadzenia księgowości w biurze rachunkowym
- Bezpieczeństwo danych, ponieważ dane zamieszczone w chmurze korzystają z wielu zabezpieczeń, szyfrowań, przechowywania kopii zapasowych.
- Dostęp do danych w każdym miejscu i czasie, o ile mamy dostęp do internetu. W każdej chwili możemy przejrzeć rozliczenia podatkowe, wydatki, przychody oraz analizy na komputerze lub w aplikacji na telefonie.
- Liczne moduły dostosowane do potrzeb danej organizacji
- Porządek w dokumentach, wszystkie dokumenty są przypisane do konkretnego modułu. Łatwo możemy archiwizować dokumenty.
- Integracja z innymi narzędziami, np. prywatnym kalendarzem czy platformami e-commerce. Pozwala to na zarządzenie finansami a także terminową realizację płatności oraz wysyłanie dokumentów do odpowiednich instytucji.
- Kontrola finansów – większość aplikacji tworzy zestawienia o aktualnym wyniku finansowym twojej firmy.
- Dodatkowe ułatwienia, np. w przypadku zawieszenia działalności możesz zawiesić również prowadzenie księgowości ( biura rachunkowe przeważnie pobierają stałą opłatę miesięczną).
Cechy dobrego systemu
Dobry program księgowy online powinien nam umożliwić możliwość prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oraz możliwość wygenerowania deklaracji podatkowych do ZUS oraz Urzędu Skarbowego. W tym celu potrzebujemy jednak podpisu elektronicznego. System powinien być prosty w obsłudze. Przed skorzystaniem z takiej formy należy przeanalizować nasze potrzeby.
Księgowość online – dla kogo
Właściwie każdy może skorzystać z takiej formy, czy to małe firmy, czy mikroprzedsiębiorców. Księgowość online sprawdza się zwłaszcza przy niedużych organizacjach, gdzie dokonuje się prostych i powtarzalnych operacji. Należy pamiętać, że system księgowości online wymaga od nas jednak minimum wiedzy z zakresu rachunkowości i finansów. Taka forma niekoniecznie będzie dobra w dużych firmach, gdzie dokonuje się różnych operacji i na duże kwoty. W takim przypadku niezbędne jest zatrudnienie księgowej na etat.